Új iroda? Felújítás? Átalakítás? Ezt a 7 dolgot vedd figyelembe, mielőtt döntesz!

Tudd, mit vársz el az új irodádtól!

Ha céged új irodába költözik, vagy a meglévő munkahely átalakítása mellett döntesz, annak nyilvánvalóan oka van. Kezdd azzal, hogy leírod azt a három okot, amiért az átalakítás vagy a költözés mellett döntöttél. A prioritás sorrendjében, a legfontosabb legyen elöl, például: túl kicsi, kedvezőtlen az elosztása, kevés a fény, nem jó a közlekedés. Ezután próbáld megkérdőjelezni ezeket az okokat, hogy rájöjj, biztosan helyesen cselekszel-e. Ezzel a módszerrel kiderülhet, hogy a jelenlegi iroda átalakítása egyszerűbb és olcsóbb megoldás a költözésénél.

Írd le a legfontosabb három célt vagy követelményt is, amelyeknek az új irodád meg kell feleljen, például: növelje a cég hatékonyságát, csökkenjenek az üzemeltetés költségei, legyen vonzóbb a fiatal tehetségek számára, legyen központi elhelyezkedésű vagy később bővíthető.

Ha ez megvan, kezdheted az információgyűjtést azzal, hogy megkeresed az iparági best practice-eket: nézz utána, hogy versenytársaid vagy épp partnereid milyen irodákban működnek, tájékozódj az interneten a tiédhez hasonló cégek irodáiról. Ne általánosan keress, hiszen egy építésznek teljesen más felel meg, mint egy call centernek vagy épp egy ügyvédi irodának. Koncentrálj a saját tevékenységedre, igyekezz összegyűjteni a tényleg jó megoldásokat, és mindvégig tartsd szem előtt a meghatározott három fő célodat!

A jó iroda a brandet is építi

Az üzletben minden lépés kommunikáció is. Abban, hogy egy márka mit és hogyan mond el magáról, természetszerűleg fontos elem, hogy hogyan dolgozik. Az iroda a márka otthona, és ahogy rólad is sokat elmond, milyen a lakásod, a cégeddel sincs ez másként. Üzleti partnereid, vásárlóid, ügyfeleid az alapján is alakítják ki a véleményüket a vállalkozásodról, hogy milyen az irodád. És ez nem azt jelenti, hogy a legdrágább dolgokkal kell berendezni a munkahelyet, sokkal inkább lényeges az, hogy a korszerű, emberközpontú szemlélet, a célszerűség és a kreativitás találkozása tükröződjön az irodában. Ez nem gyár, ahol robotok szerelnek össze gépeket, itt emberek dolgoznak és élnek - ez mindennek a lényege, minden berendezés, bútor és dizájnelem ezt kell szolgálja. Ezzel a szemlélettel lehet pozitív képet kialakítani magunkról azok szemében, akik üzletileg fontosak számunkra.

A kiváló iroda változásálló

A növekedés minden profitra törekvő vállalkozás céljai között ott van, tulajdonképp ez maga az üzlet esszenciája. A növekedés a változás egy kedvező formája, amelynek a bővülés adja a lényegét. A jól megtervezett irodába a változás lehetőségét is beletervezik, és ez nemcsak abban áll, hogy bármikor befér még két íróasztal.

A moduláris irodabútorok használata azért kedvező, mert bármikor át lehet őket alakítani aszerint, hogy az irodának milyen változásra kell éppen reagálnia. Ráadásul új irodába költözés esetén a bútort magaddal viheted, és hozzá további elemeket is vásárolhatsz, amikkel egyszerűen kibővítheted, így nem kell újat vásárolni. Változásálló. Ugyanez igaz akkor is, ha valamelyik része tönkremegy, elég csak az adott elemet kicserélni, és máris dolgozhatnak a kollégák tovább.

Haszon és siker az együttműködésben

Manapság a legnagyobb vállalatok hisznek abban, hogy ha a különböző területeken dolgozó alkalmazottaikat jobb együttműködésre bírják, azzal növelik a cég termelékenységét. Számos kutatás alá is támasztja, hogy az iroda átalakítása vagy új iroda létesítése kiváló eszköz lehet erre, amennyiben jól csinálják. Adja magát a nagy nyitott légtér, amiben a munkatársak együtt ülnek, ennek azonban hátrányai is vannak: túl nagy zaj, egymás piszkálása, a figyelem elterelődése.

Sokszor jobb megoldás az olyan irodatér kialakítása, amiben az íróasztalok egymástól részlegesen szeparáltan, de egy közös zónában helyezkednek el, az együttműködés zónája pedig ettől elkülönülten, akár az ebédlővel, társalgóval, tárgyalókkal együtt. Sok jó megoldás létezik, a legjobbat pedig nem könnyű megtalálni, főleg, hogy a cég tevékenysége mellett a hely adottságait, sőt a kollégák egyedi igényeit is szem előtt kell tartani.

Az ergonómia, mint az egészség és a termelékenység kulcsa

A jó tervezők egyetértenek abban, hogy bár a dizájn fontos, a funkció mindig megelőzi azt. Az iroda ugyanis nem múzeum, abban élni kell, mozogni kell, munkára, sőt pihenésre is alkalmasnak kell lennie. Nem elég, ha az asztalok, a székek, a polcok és a szekrények beférnek, a középpontban az ember kell álljon - vagyis ergonomikus irodabútorokra van szükség, közöttük pedig megfelelő közlekedőtérre, és rengeteg egyéb szempontot is figyelembe kell venni: színeket, fényeket, dekorációt, hőmérsékleti viszonyokat és így tovább. Az ergonómia egyébként nem valamiféle öncélú jótékonysági kérdés, hanem mérhető anyagi haszna van: kevesebb betegszabadság, kisebb fluktuáció, jobb morál és nagyobb hatékonyság - közvetlenül ezek a pozitív hatásai.

Létezik-e túl kicsi vagy túl nagy iroda?

Általános vélekedés, hogy nagyobb térben könnyebb tervezni, és ebben van is némi igazság: egy hatalmas irodát szinte bármilyen irodabútorral be lehet rendezni úgy, hogy megfeleljen a céljaidnak és jól nézzen ki. Vannak azért hátrányok is, például sokkal több bútorra és dekorációra van szükség, hogy ne kongjon az ürességtől. Abban azért megegyezhetünk, hogy a kisebb iroda nagyobb kihívás, hiszen a hétköznapokban semmi sem olyan bosszantó, mintha naponta tízszer kell átpréselni magad a két íróasztal között, vagy sosem lehet rendesen kinyitni az ablakot a nyomtató miatt.

Ha kicsi a hely, az önmagában még nem baj, legyen otthonos és praktikus. A kulcs az lesz, hogy sikerül-e a megfelelően flexibilis, kellően sokoldalú és egymással jól kombinálható irodabútorokat megtalálni, amik könnyűvé teszik a mindennapokat. Erre jó példa a moduláris tárgyalóasztal, amelyet igény szerint több részre lehet szétszedni, attól függően, hogy éppen mire van szükséged, vagy az olyan íróasztalok, amik egymással összekapcsolhatók és sokféleképpen használhatók. Jó megoldás az is, ha a berendezésnek csak egy részét veszed meg készen, mondjuk az asztalokat és az állópolcokat, és ezek mellé építtetsz egy kifejezetten a te teredbe tervezett beépített szekrényt. Ezt persze érdemes szétszedhetőre csináltatni, hogy egy esetleges költözéskor ne kelljen hátrahagynod.

Tervezd meg a költségvetésed

Az irodaprojekt költségeit elsősorban annak megfelelően kell meghatározni, hogy hány kollégát kell elhelyezni az új munkahelyen. Természetesen itt sem mindegy, milyen területen tevékenykedik a vállalat, hiszen egy call centerben munkatársanként kevesebb helyre lesz szükség, mint egy tervezőirodában, ahol rajzasztalokat kell elhelyezni.

Az interneten több jó kalkulátort találhatsz, amik segítenek eldönteni, pontosan mennyi helyre van szükséged, így könnyebben döntheted el, mekkora irodát szükséges kibérelned, így a büdzsétervezés is egyszerűbb lesz. Mindazonáltal ismert a mondás, hogy minden építkezés kétszer annyi ideig tart és másfélszer annyiba kerül, mint amennyit tervezünk - ez nyilván költői túlzás, de azért érdemes némi tartalékkal készülni a váratlan helyzetekre.

Sokan leírták már, hogy 2019-ben az iroda sokkal inkább közösségi és élettér, mint hagyományos értelemben vett munkahely. Akár konzervatívabban, akár minden újdonságért lelkesedve tekintünk az irodára és a benne végzett munkára, érdemes mindig előtérbe helyezni a munkavállalók igényeit és a tevékenységünk által megszabott kereteket. Ha ezt a kettőt sikerül egyensúlyba hozni, az irodánk a növekedésünk motorjává válik.