Milyen eszközökre lehet szükséged egy prezentációhoz az irodában?

Ma a cégek működése már nagymértékben az online térben zajlik, és ezalól a belső munkaszervezés vagy a külső kapcsolattartás sem kivétel. Terjed a home office, a szükséges információkat el lehet küldeni elektronikus úton, és megbeszéléseket is lehet tartani telefonos vagy online platformon. Azonban vannak olyan esetek, amikor hatékonyabb vagy egyenesen szükséges a személyes jelenlét. Az ilyen meetingek – legyen szó belső projektmegbeszélésről vagy üzleti beszámoló bemutatásáról, partnerekkel folytatott tárgyalásról vagy külső előadásokról, bemutatóról – sokkal eredményesebbek, ha a részvevők számára vizuálisan is megjelenik a szóban forgó dolog, vagyis látják az adatokat.

A prezentáció segíti a téma megértését és az elhangzottak megjegyzését, és minél modernebb eszközökkel történik, annál lenyűgözőbb lesz számukra. Éppen ezért egy iroda működése, a cég méretétől függetlenül, ma már elképzelhetetlen prezentációs eszközök nélkül. Az iroda felszerelésekor több szempontot kell figyelembe venni: milyen, kiknek szóló prezentációra használják majd az eszközöket, hol van lehetőség a prezentáció megtartására, és persze a cég költségvetési lehetőségeit.

Belső meetingekhez, projektmegbeszélésekhez elsősorban olyan eszközök kellenek, amelyek a munkaszervezést segítik. Interaktív, brainstorming jellegű meetingekhez érdemes használni flipchart táblát, fehértáblát vagy parafatáblát, ezeken könnyen módosítható a rajtuk szereplő tartalom, és a résztvevők is hozzá tudják tenni ötleteiket a megbeszéléshez. Vannak olyan tervezőtáblák, amelyek előre felfestett rendszerrel, feladatközpontúan segítik elő a tervezés hatékonyságát: az ilyen heti, havi vagy éves feladatok áttekintéséhez ideális. A beszámolók vagy elfogadásra váró üzleti tervek, kampányjavaslatok, termékbemutatók prezentáláshoz projektort vagy írásvetítőt használnak, ehhez a vetítőberendezésen kívül csak egy felület kell, például az erre a célra szolgáló vetítővászon. Ma már nagyon jó minőségben lehet prezentálni ilyen eszközökkel, a cég igényei szabják meg, hogy belépő szintű vagy komolyabb tudású berendezést választanak.

Ha a cég lehetőségei megengedik, érdemes kihasználni a legmodernebb eszközök nyújtotta lehetőségeket. Ma ezek az eszközök egy kisebb vállalat számára sem elérhetetlen áron megvásárolhatók. Partnerekkel folytatott üzleti tárgyalásokra vagy potenciális ügyfeleknek szóló bemutatóra pedig már mindenképpen érdemes ezeket a modernebb, nagyobb tudású eszközöket beszerezni. Projektorból FullHD vagy 4K minőségben vetíteni képes eszközt, a tárgyaló asztalaira dokumentumkamerát. Minőségi prezentáció már szinte elképzelhetetlen interaktív táblák, és hozzá tartozó okoseszközök (technikai háttér, digitális tollak) – ezek egyébként gyakorlatilag bárhol használhatók, hiszen szinte bármilyen felületet képesek interaktívvá változtatni.

A felszereltség szempontjából az is fontos, hogy a prezentáció megtartására hol van lehetőség. Egy nagy irodában, irodaházban nyilvánvalóan nem okoz gondot bizonyos tárgyalótermekben kialakítani a megfelelő prezentációs lehetőséget, beépített projektorral és a vetítésre alkalmas felülettel, falra vagy plafonra szerelt elektromos vetítővászonnal. Ilyen esetekben már érdemes nagy felbontású, legalább FullHD, de akár 4K minőségű képalkotásra képes projektort használni, és okoseszközökkel felszerelni a tárgyalót. Egy kis iroda, amely a helyiségeket több célra használja, és nincs állandó, dedikált helyisége az előadásoknak, a tárgyalóteremben el tud helyezni mobil display-szetteket vagy mobil vetítővásznakat, amelyre tetszőlegesen lehet hordozható írásvetítővel vagy projektorral vetíteni egy erre a célra szolgáló állványról. A mobil vásznak is kiváló minőségűek, érdemes FullHD minőségben vetíteni rájuk, de belső használatra a belépő szintű projektorok is megfelelőek lehetnek. Az okostáblák ugyanilyen egyszerűen használhatók, nincsenek helyhez kötve, bárhol képesek betölteni a funkciójukat.